O que temos por aqui
O fluxo de ordem de serviço (OS) é essencial para a gestão eficiente de processos em empresas de serviços, como oficinas, assistência técnica e consultorias. Esse fluxo possibilita o acompanhamento detalhado de cada etapa do serviço, garantindo uma experiência melhor ao cliente e maior controle interno. No Simple ERP, o fluxo de OS é totalmente personalizável, permitindo adaptar os passos conforme as necessidades de cada negócio.
Abaixo, detalhamos um fluxo de ordem de serviço eficiente e como ele pode ser aplicado usando o Simple ERP:
Configuração de cadastro de FLUXO DE ORDEM DE SERVIÇO, acesso exclusivo do representante
Aula: “cadastro de FLUXO DE ORDEM DE SERVIÇO”, ministrado por Edir Gimenes
Funcionalidades do Cadastro de Fluxo de ordem de serviço no Simple ERP
- Abertura da OS: Registro inicial com informações detalhadas sobre o cliente, serviço solicitado e estimativa de custo.
- Aprovação do Cliente: Envio do orçamento para confirmação do cliente, permitindo que ele aprove ou solicite ajustes antes do início.
- Execução do Serviço: Acompanhamento em tempo real do andamento da execução, com registros e possibilidade de adicionar observações e imagens.
- Pausa para Materiais: Alteração do status para "Aguardando Material" quando a execução é interrompida por falta de peças ou insumos.
- Validação com o Cliente: Conferência final com o cliente para garantir que o serviço foi realizado conforme o solicitado.
- Pagamento e Liberação: Registro do pagamento, emissão de nota fiscal e liberação do produto ou serviço para o cliente.
- Encerramento da OS: Conclusão da OS com arquivamento no histórico e geração de relatórios para futuras análises.
Eficiência do fluxo de ordem de serviço no Simple ERP
1. Abertura da Ordem de Serviço
- Descrição: A primeira etapa do fluxo envolve a criação da OS, com a inclusão das informações essenciais sobre o serviço solicitado.
- Ações no Simple ERP:
- Cadastro de dados do cliente e detalhes do serviço (tipo de serviço, produto envolvido, etc.).
- Estimativa inicial de custo, prazos e eventuais peças ou materiais necessários.
2. Aprovação do Cliente
- Descrição: Antes de iniciar o serviço, o cliente deve aprovar a OS e o orçamento apresentado.
- Ações no Simple ERP:
- Envio automático do orçamento ao cliente para aprovação.
- O cliente pode aprovar diretamente via portal ou após comunicação com a equipe.
- Benefícios: Evita que serviços sejam executados sem autorização, reduzindo possíveis conflitos e retrabalho.
3. Execução do Serviço
- Descrição: Com a aprovação do cliente, a equipe inicia o trabalho conforme o planejamento.
- Ações no Simple ERP:
- Acompanhamento do status de execução e registro de cada etapa no sistema.
- Possibilidade de atualizar o status para “Em Execução” e adicionar anotações ou fotos, dependendo do progresso.
- Benefícios: Transparência para o cliente e controle para a equipe interna sobre o progresso.
4. Pausa para Espera de Materiais (se aplicável)
- Descrição: Caso o serviço exija alguma peça ou material que não esteja disponível, o processo pode ser pausado temporariamente.
- Ações no Simple ERP:
- Alteração do status para “Aguardando Material”.
- Notificação automática ao cliente sobre a pausa e estimativa de retorno ao trabalho.
- Benefícios: Mantém o cliente informado sobre a situação e facilita a organização interna, evitando pausas indesejadas.
5. Finalização do Serviço
- Descrição: Após a conclusão do serviço, a equipe realiza os testes necessários e verifica a qualidade do trabalho.
- Ações no Simple ERP:
- Mudança do status para “Finalizado”.
- Revisão do trabalho realizado e preparação para liberação ao cliente.
- Benefícios: Etapa essencial para garantir a qualidade e evitar que a OS seja reaberta por falta de verificações.
6. Validação e Conferência Final
- Descrição: Com o serviço finalizado, é feita uma conferência para garantir que tudo está conforme o solicitado pelo cliente.
- Ações no Simple ERP:
- Checklist final de qualidade e conferência com o cliente (presencialmente ou via sistema).
- Análise de itens adicionais que possam ter surgido durante a execução.
- Benefícios: Reduz riscos de erros e eleva a qualidade percebida pelo cliente.
7. Pagamento e Liberação
- Descrição: Com a aprovação final do cliente, o pagamento é realizado e o produto ou serviço é liberado.
- Ações no Simple ERP:
- Atualização para o status “Aguardando Pagamento”.
- Emissão de nota fiscal e registro de pagamento.
- Benefícios: Confere segurança financeira ao processo e formaliza o encerramento.
8. Encerramento da OS
- Descrição: Após a confirmação do pagamento, a OS é encerrada e arquivada para histórico.
- Ações no Simple ERP:
- Atualização para “Encerrado” e armazenamento no histórico do cliente.
- Geração de relatórios automáticos para análise posterior.
- Benefícios: Encerramento formal e geração de dados históricos para análise e melhoria de processos futuros.
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Vantagens do Fluxo de ordem de serviço no Simple ERP
- Transparência e Comunicação Eficiente: Cada etapa é registrada e compartilhada, facilitando a comunicação entre equipe e cliente.
- Relatórios e Melhorias Contínuas: Histórico detalhado permite avaliar tempo de execução e identificar pontos de melhoria.
- Redução de Erros e Retrabalho: Com um fluxo bem definido, é possível minimizar erros e agilizar a resolução de possíveis problemas.
- Personalização do Fluxo: Empresas podem personalizar o fluxo de OS no Simple ERP para se adequar melhor ao tipo de serviço que oferecem.
